Scrum voor onderwijsteams

Succesvol samenwerken met Scrum

“Geen jaar is hetzelfde. Elk jaar zijn er wel weer nieuwe ontwikkelingen, waardoor we ons onderwijs moeten aanpassen.” Dat is de boodschap die ik meekreeg toen ik in 2009 startte als zij-instromer in het mbo-onderwijs. En zo heb ik het ook 10 jaar lang ervaren. In tijden van corona werd het nog duidelijker; het onderwijs moest iedere 3 weken weer reageren op nieuwe ontwikkelingen, afspraken en regels. Of je nu in het PO, VO, MBO of HBO werkt, het onderwijs staat nooit stil.

Uitdagingen van het onderwijs

Bij de opleiding waar ik werkte, hebben we de opleiding opgebouwd met een klein team van 5 docenten. In mijn laatste jaar waren we met 32. Dat leverde de nodige uitdagingen op. Naar mate het team groter werd, ontstonden er steeds meer ‘eilandjes’. Er werd niet meer goed gecommuniceerd, veranderingen werden minder goed en snel opgepakt en we hadden te weinig grip op de kwaliteit van ons onderwijs. Tijdens vergaderingen waren steeds dezelfde mensen aan het woord. Daarnaast was het noodzakelijk om ons onderwijs toekomstbestendig te maken. Op dat moment kwam ik in aanraking met de methode Scrum. Scrum is een eenvoudig te begrijpen raamwerk om structuur te bieden aan het ontwikkelen van onderwijs, waarbij de docenten en de leerlingen aan zet zijn. Maar waar begin je? 

Het Scrum bord

Om te kunnen scrummen heb je een ruimte nodig waar dit iedere week kan. Een fysiek scrumbord met (magnetische) post-it’s heeft de voorkeur. Dit zorgt voor veel interactie en betrokkenheid. Er zijn echter ook diverse digitale programma’s waar je scrumborden in kunt maken, zoals in Microsoft Planner, Trello en Miro. Het voordeel is dat je dan ook op afstand en op andere tijden naar het bord kunt kijken. In deze tijd is dat geen overbodige luxe.

Een scrumbord moet in ieder geval de volgende kolommen hebben:

Het bord kan desgewenst uitgebreid worden met samenwerkingsafspraken, een parkeervak voor zaken die later besproken moeten worden en een lijst met belanghebbenden (stakeholders). Waar je voor kiest hangt ook af van de grootte en de mogelijkheden van het bord.

Fases van een Sprint

Anders dan in het bedrijfsleven, zal een onderwijs ontwikkelteam zich meestal niet dagelijks bezig houden met het scrummen. Er moet namelijk ook gewoon les gegeven worden. Vaak wordt er 1 keer per week tijd vrij gemaakt om het onderwijs te ontwikkelen. Door dit iedere week op een vaste dag en een vast tijdstip te doen, ontstaat er een ritme. Dit ritme is essentieel om je doel te bereiken. Na een wekelijkse update gaat de ontwikkelgroep verder in een werksessie om te werken aan de deelproducten en het oplossen van obstakels. Bij Scrum werk je met een ontwikkelcyclus. Deze cyclus duurt in het onderwijs maximaal 5 weken. Omdat je eens per week samenkomt is dit lang genoeg om deelproducten op te kunnen leveren en kort genoeg om de focus te behouden. Zo’n periode van 5 weken heet een Sprint. Een Sprint bestaat uit de volgende fases:

1. Sprint Planning
2. Weekly Scrum
3. Sprint Review
4. Retrospective

Direct na de Retrospective volgt de planning van de volgende cyclus. Hierdoor ontstaat een doorlopende ontwikkeling.

Meerwaarde van Scrum in het onderwijs

Scrum is een effectief middel om doelgericht te werken, waarbij de inbreng van de docenten en de onderlinge samenwerking centraal staat. Door met Scrum te werken kan een onderwijsteam bijvoorbeeld het volgende bereiken:

• Snellere reactie op verandering 
• Korte ontwikkeltijd en snelle oplevering
• Verbeterde communicatie
• Focus op ontwikkeling
• Gebruik maken van feedback van leerlingen
• Werksessies i.p.v. overleggen, beter samenwerken
• Continu verbeteren, leren van fouten
• Hogere vitaliteit van het team door zeggenschap, focus, sociaal contact, professionele ontwikkeling en zinvol werk

Gemotiveerde docenten = meer werkplezier

Daniel Pink heeft een model ontwikkeld wat aangeeft dat factoren als autonomie, meesterschap en zingeving leiden tot intrinsieke motivatie. Door als onderwijsorganisatie te werken met Scrum zorg je ervoor dat je tegemoet komt aan deze behoeften. 

Autonomie: Docenten bepalen zelf welke taken ze willen uitvoeren en op welke manier.

Meesterschap: Docenten hebben behoefte om zich te ontwikkelen en ergens goed in te zijn. Door (gezamenlijk) aan de taken te werken, worden competenties verder ontwikkeld.

Zingeving: De docenten dragen iets bij aan wat zinvol is voor de leerlingen, voor de school, opleiding en voor hun collega’s. Het gevoel zinvol werk te doen draagt bij aan de motivatie.

Door intrinsieke motivatie, focus en samenwerking, ontstaat er meer werkplezier voor het docententeam!

Scrummen vanuit een visie en een plan

Omdat Scrum een steeds vaker gebruikt middel is, bestaat de kans dat scholen gaan scrummen om te scrummen. Maar dan ga je aan je daadwerkelijke doel voorbij. Scrum is niet voor alles geschikt. Je gebruikt bv. Scrum als je iets nieuws wilt ontwikkelen of als je doorlopend het onderwijs wil verbeteren. Hierbij werk je vanuit een visie. Een visie voor het gebruiken van Scrum en een visie voor het project. Waarom is de verbetering nodig? Wat gaat de verandering ons brengen? Wie gaan hier gebruik van maken? Wat levert het hen op? Hoe ziet de verbetering eruit? Door antwoord te geven op deze vragen, ontwikkel je een visie. Dat is nodig voor focus en alle neuzen dezelfde kant op. Door dit goed neer te zetten en te blijven communiceren zet je de eerste belangrijke stap voor een succesvolle verandering. 

Vanuit de visie maak je een Roadmap, waarin je over een langere tijd laat zien welke grote doelen op welk moment behaald dienen te zijn. De doelen worden uitgezet in verschillende Sprints. Tijdens de Sprint Planning worden deze doelen weer kleiner gemaakt in acties. En in de Weekly Scrum wordt er wekelijks een plan gemaakt om op koers te blijven.

Wil je meer weten over het gebruik van Scrum in het onderwijs of wil je een training volgen? Neem dan contact
met mij op.